Istoricul arhivelor naționale
Arhivele naționale au fost înființate în jurul anilor 1831-1832, în contextul elaborării primelor legi administrative moderne. Până la înființarea oficială a acestei instituții, cele mai frecvente locuri de păstrare a documentelor erau mănăstirile. Neexistând o instituție care să asigure păstrarea documentelor în condiții corespunzătoare, mănăstirile sau bisericile aveau, la acel moment, un caracter sigur și permiteau inclusiv gruparea documentelor laice .
La începutul apariției instituției arhivelor naționale, în legislația de la momentul respectiv se făcea referire numai la bugetul și la numărul angajaților din arhive, nefiind reglementată și activitatea arhivistică propriu-zisă.
În contextul unirii celor două principate extracarpatice, s-a adus o îmbunătățire instituției arhivelor. Astfel încât, aceasta a fost organizată sub conducerea Direcției Generale, care avea sediul la București. Tot în acest moment, se făcea distincția între documentele care au valoare istorică și cele care au valoare practică.
În continuare, sistemul de conservare și păstrare a documentelor este îmbunătățit după ce principatul transilvan este inclus în cadrul monarhiei Habsburgilor, în sensul că se introduce sistemul registraturii la principalele instituții administrative.
Anul 1996 este semnificativ din perspectiva faptului că se introduce o nouă lege prin care este reglementată activitatea arhivelor, mai precis Legea 16/1996. Acesta este și momentul în care denumirea de Arhivele Statului este înlocuită cu cea de Arhivele Naționale ale României.
Locul și rolul arhivelor naționale
Ținând cont de cele menționate anterior, putem spune că instituția arhivelor naționale ale României a reprezentat un proces lung și complex, prin care s-a urmărit un singur scop, și anume o bună conservare a documentelor.
Problema cea mai însemnată în acest sens a fost adoptarea unei legi unitare prin care să fie reglementată gestionarea și folosirea Fondului Arhivistic Național. Ca urmare a multor propuneri și modificări, Legea Arhivelor Naționale a fost adoptată aproape în unanimitate și a fost publicată în data de 9 aprilie 1996. Prin implementarea noii legi, s-a încercat remedierea tuturor neajunsurilor care planau asupra instituției Arhivelor naționale.
În următorii ani, după adoptarea Legii 16/1996, fondul de salarii a crescut considerabil, iar numărul de posturi a fost și el suplimentat. De asemenea, au fost îmbunătățite atât condițiile de păstrare a documentelor, cât și condițiile de lucru ale personalului instituției. Toate eforturile privind consolidarea acesteia au continuat până în prezent, moment în care se poate afirma că instituția Arhivelor Naționale ocupă un loc respectabil în sistemul instituțional al României.
La momentul actual, Arhivele Naționale ale României reprezintă o instituție cu personalitate juridică, fiind organizate în subordinea Ministerului Afacerilor Interne. Instituția se alcătuiește din Aparat Propriu, care include Serviciul Arhivelor Naționale Istorice Centrale, precum și 42 de structuri teritoriale subordonate.
Legea arhivelor naționale
Legea Arhivelor Naționale este Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 71, din 9 aprilie 1996.
Această lege a fost ulterior completată și modificată prin: Legea nr. 358/2002, OUG nr. 39/2006 aprobată cu modificări prin Legea 474/2006, Legea 329/2009 privind reorganizarea unor autorități și instituții publice, raționalizarea cheltuielilor publice, susținerea mediului de afaceri și respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeană și Fondul Monetar Internațional, precum și prin Legea 138/2013.
Potrivit dispozițiilor legii arhivelor naționale, documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoanele fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României.
În sensul legii amintite, prin documente care alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României se înțelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.
Persoanele juridice care sunt creatoare și deținătoare de documente au obligația să depună spre păstrare permanentă la Arhivele naționale și la serviciile județene ale Arhivelor Naționale, documentele rezultate din activitatea acestora în termene cuprinse între 20 și 100 de ani de la crearea acestora.
Arhivele Naționale au rolul de a administra, supraveghea și proteja documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României. Atribuțiile Arhivelor Naționale sunt exercitate prin compartimentele sale specializate, precum și prin serviciile județene ale Arhivelor Naționale.
Care este termenul de păstrare a documentelor?
Obligațiile pe care le au entitățile care creează sau dețin documente precum și procedura de arhivare în timp a acestora sunt menționate în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, în schimb termenele de păstrare a acestor documente sunt stabilite de Legea Contabilității nr. 82/1991.
Conform art. 12 alin. (1) din Legea arhivelor naționale, documentele create sau deținute trebuie să fie păstrate în condiții corespunzătoare, fiind asigurate împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării acestora în alte condiții decât cele prevăzute de lege.
În ceea ce privește termenele de păstrare a documentelor, Legea contabilității privește mai multe termene. Astfel, în ceea ce privește situațiile financiare anuale, termenul de păstrare este de 10 ani. În schimb, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor de contabilitate financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani, care se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, incluisv în ceea ce privește statele de salarii.
Prin Legea 36/2023 s-au adus modificări Legii contabilității cu nr. 82/1991, în sensul că, persoanele care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor sunt obligate să asigure controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani, care se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
