Expresia „conform cu originalul” este des întâlnită în contextul depunerii unor documente la diverse instituții publice sau private. Aceasta reprezintă o modalitate de a certifica faptul că o copie a unui înscris este identică cu documentul original. Dar cine poate face această certificare și în ce condiții? Vom analiza aceste aspecte în continuare.
Ce înseamnă conform cu originalul?
Sintagma „conform cu originalul” reprezintă o atestare a faptului că o copie a unui document reproduce întocmai și complet conținutul înscrisului original, fără nicio diferență sau adăugire. Scopul acestei mențiuni este de a da copiei valoare probantă, pentru a putea fi folosită în diverse proceduri administrative fără a fi necesară păstrarea originalului la dosar.
Mențiunea „conform cu originalul” este urmată de semnătura olografă a persoanei care face certificarea, precum și de data la care aceasta a fost efectuată. În unele cazuri, poate fi cerută și aplicarea unei ștampile sau a unui sigiliu specific.
Cine poate scrie conform cu originalul?
Contrar unei opinii răspândite, orice persoană poate certifica o copie ca fiind conformă cu un document original, nu doar anumite categorii profesionale precum notarii publici, avocații, consilierii juridici ori funcționarii publici.
În fapt, cel mai adesea, chiar titularul documentului este cel care atestă conformitatea unei copii cu originalul, atunci când depune cereri sau dosare la diverse instituții publice.
Astfel, când o persoană atașează la o cerere o copie „conform cu originalul” a unui act de identitate, a unei diplome de studii sau a oricărui alt document personal, ea certifică prin semnătura proprie că acea copie este identică sub toate aspectele cu înscrisul original pe care îl deține.
Important este ca această certificare să fie făcută chiar în fața funcționarului instituției publice căreia îi este adresată cererea și după prezentarea documentului original de către titular. Practic, solicitantul întocmește copia, menționează personal pe aceasta sintagma „conform cu originalul„, o semnează și o datează în prezența funcționarului, care verifică identitatea acesteia cu originalul.
Acest mecanism asigură o responsabilizare a titularului documentului cu privire la veridicitatea copiei pe care o depune. În caz de necesitate, funcționarul poate solicita prezentarea originalului pentru verificări suplimentare sau chiar poate păstra o copie a acestuia, certificată personal.
Atestarea conformității unei copii cu originalul, chiar făcută de titular, nu este un act lipsit de consecințe juridice. Prin aplicarea mențiunii „conform cu originalul” pe o copie, semnatarul garantează corespondența exactă dintre aceasta și documentul original care îi servește drept bază.
În cazul în care se dovedește că între copie și original există diferențe sau că la baza copiei certificate nu se află, în realitate, niciun înscris original, titularul poate răspunde juridic pentru falsul comis.
Din aceste motive, este important ca atunci când certifică personal conformitatea unei copii cu un pretins original, titularul documentului să conștientizeze pe deplin răspunderea pe care și-o asumă cu privire la autenticitatea și integralitatea actului reprodus. Orice tentativă de a induce în eroare autoritățile prin folosirea unor copii neconforme poate atrage consecințe legale severe.
Concluzionând, deși în mod tradițional certificarea conformității copiilor cu originalul este asociată cu anumite profesii precum notarii publici sau avocații, în realitate orice persoană poate face această atestare, cel mai adesea chiar titularul documentului.
Importantă este ca respectiva certificare să fie făcută personal de către titular, prin semnătură olografă și dată, în fața funcționarului instituției căreia îi este adresată copia, după prezentarea originalului spre verificare.
Asumarea conformității unei copii cu un înscris original nu este lipsită de răspundere, o eventuală certificare neconformă cu realitatea putând atrage incidența unor infracțiuni precum falsul, uzul de fals sau înșelăciunea.
