Potrivit art. 43 alin. (3) din Legea 31/1990, agenţiile, punctele de lucru sau alte asemenea sedii sunt consideratea sedii secundarea ale unei societăți.
Totodată, conform art. 85 alin. (3), (4) Cod procedură fiscală, prin sediu secundar se înţelege un loc prin care se desfăşoară integral sau parţial activitatea contribuabilului/plătitorului, cum ar fi: birou, magazin, atelier, depozit şi altele asemenea sau un şantier de construcţii, un proiect de construcţie, ansamblu sau montaj ori activităţi de supervizare legate de acestea, dacă şantierul, proiectul sau activităţile durează mai mult de 6 luni.
Astfel, în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 și ale Codului de procedură fiscală, punctul de lucru reprezintă orice locație secundară față de sediul social în care societatea își desfășoară activitatea economică. Acesta poate fi un magazin, un birou, un depozit, un spațiu de producție sau un șantier de construcții.
De regulă, legea nu impune societăților obligația de a înființa un punct de lucru. O societate poate funcționa doar cu un sediu social, atâta timp cât toate activitățile sale sunt desfășurate în mod legal în acel spațiu. Totuși, există situații în care deschiderea unui punct de lucru devine obligatorie, respectiv, atunci când activitatea societății presupune desfășurarea unor operațiuni economice într-o altă locație decât sediul social.
Procedura de înregistrare a punctului de lucru implică depunerea unei cereri la Oficiul Național al Registrului Comerțului în circumscripția teritorială a căruia societatea își are sediul social, alături de documentele justificative, care includ:
- Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/desfăşurare a activităţii, în original, pentru sediul social și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți;
- Hotărârea adunării generale a asociaţilor/acţionarilor sau decizia asociatului unic/Consiliului de administraţie/ directoratului, în cazul în care este abilitat în acest sens;
- La înfiinţare, documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu secundar, în original sau, după caz, în copie certificată de parte sau în copie legalizată;
- După caz, actul constitutiv actualizat;
De asemenea, dacă este cazul cererea va fi însoțită și de următoarele documente, respectiv:
- avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă, prevăzut de Legea nr. 196/2018;
- dovada autorizațiilor sau avizelor eliberate de autoritățile competente ca o condiție prealabilă înregistrării în registrul comerțului, când emiterea unor astfel de autorizații sau avize este prevăzută de lege, respectiv dovezile privind îndeplinirea condițiilor prevăzute prin legi speciale, corespunzător domeniului de activitate;
- dovada privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale;
- dovezile privind plata tarifului legal de publicitate,și, după caz, a tarifului poștal;
În concluzie, deținerea unui punct de lucru nu este obligatorie pentru toate firmele, însă devine necesară în contextul în care o societate dorește desfășurarea unor activități în afara sediului social, iar nerespectarea obligației de înregistrare a unui punct de lucru atunci când este impusă de lege poate atrage sancțiuni și dificultăți administrative.
