Președintele Klaus Iohannis a semnat actul de promulgare pentru o lege ce modifică procesul de arhivare a documentelor electronice clasificate, respectiv Legea privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 30/2023 pentru stabilirea unor măsuri bugetare privind utilizarea contribuţiei de solidaritate instituite prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 186/2022 privind unele măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2022/1.854 al Consiliului din 6 octombrie 2022 privind o intervenţie de urgenţă pentru abordarea problemei preţurilor ridicate la energie.
Noile reglementări stipulează că aceste documente vor fi păstrate pe infrastructuri informatice și de comunicații cu un grad înalt de securizare, autorizate în conformitate cu nivelul de clasificare al informațiilor conținute., informează news.ro.
Acest act legislativ vizează modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și a Legii nr. 135/2007. Scopul principal al acestor schimbări este de a simplifica arhivarea electronică pentru instituțiile și autoritățile statului, aliniind totodată practica arhivistică din România la standardele Uniunii Europene.
Legea clarifică responsabilitatea arhivării documentelor electronice, atribuind această sarcină entității care a generat sau deține documentele respective. În plus, noile prevederi permit instituțiilor publice să efectueze arhivarea electronică fără a mai fi nevoite să treacă prin proceduri complexe de acreditare sau notificare, specifice operatorilor economici care oferă astfel de servicii în scop comercial.
Actul normativ introduce și definește și noțiuni precum „arhivă electronică”, „arhivare electronică”, „depozit de arhivă electronică” și „document electronic”. De asemenea, stabilește o serie de obligații pentru cei care creează și dețin documente electronice.
În ceea ce privește documentele electronice clasificate, legea prevede că acestea vor fi arhivate utilizând sisteme informatice și de comunicații securizate, acreditate în funcție de nivelul de clasificare al informațiilor pe care le conțin, în conformitate cu legislația în vigoare privind protecția informațiilor clasificate.
Legea oferă o definiție cuprinzătoare a termenului document electronic, descriindu-l ca „orice conţinut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală”.
Creatorii și deținătorii de documente electronice au acum responsabilități clare: „să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrităţii, autenticităţii și posibilităţii de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât și în depozitul de arhivă; să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naţionale, care să respecte procedurile specice privind organizarea și desfășurarea activităţii arhivistice a documentelor electronice; să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modicarea datelor de o manieră controlată, identicabilă și databilă; să implementeze soluţii tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naţionale”, se arată în actul normativ.
Metodologia detaliată pentru gestionarea și arhivarea documentelor electronice va fi stabilită prin ordin al ministrului Afacerilor Interne, la propunerea Arhivelor Naționale.
Formatele acceptate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent vor fi aprobate și publicate online de către directorul Arhivelor Naționale, creatorii și deținătorii fiind responsabili pentru conversia datelor în aceste formate.
Este important de menționat că prevederile acestei legi nu se aplică proceselor de arhivare a documentelor electronice create și deținute de instituțiile publice pentru uz intern sau pentru entitățile subordonate acestora.
