De-a lungul a 23 de ani, AFIR a avut responsabilitatea de a gestiona fondurile europene nerambursabile destinate României, folosite pentru susținerea investițiilor în sectorul agricol și pentru dezvoltarea zonelor rurale, precum și pentru acordarea plăților către fermieri.
UiPath a menționat într-un interviu acordat pentru Economedia că majoritatea proceselor din sectorul public sunt ciclice și pot beneficia semnificativ de automatizare. Astfel, UiPath a furnizat soluții de automatizare pentru Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale (AFIR), ceea ce ar reduce semnificativ timpul de evaluare a dosarelor fermierilor, implementând astfel utilizarea roboților.
Această inițiativă a permis angajaților AFIR să se concentreze mai mult pe analiză și evaluare, eliminând sarcinile repetitive. Îmbunătățirea proceselor interne în sectorul public nu numai că aduce beneficii directe fermierilor, ci și deschide calea pentru replicarea acestui model în alte instituții. Cu toate acestea, automatizarea în sectorul public întâlnește anumite limite, inclusiv structura datelor și tehnologiile mai vechi utilizate în unele instituții
Transformarea AFIR prin automatizare
AFIR a reușit să simplifice procesul de obținere a fondurilor europene pentru fermieri, trecând de la vechiul „dosar cu șină” la un sistem modernizat și automatizat. Prin utilizarea soluțiilor în cloud și prin semnarea de protocoale de colaborare cu instituțiile relevante, agenția a reușit să obțină documentele necesare direct de la sursele lor, eliminând astfel birocrația și costurile asociate cu deplasările la sediile acestora. Automatizarea a devenit o parte integrantă a procesului, facilitând verificările și gestionarea eficientă a cererilor de finanțare.
Integrarea roboților în sistemul public
O problemă majoră în implementarea automatizării în sectorul public a fost diversitatea și izolarea bazelor de date, care nu au fost inițial concepute pentru interoperabilitate. Potrivit lui Daniel Ifrim, această fragmentare a făcut dificilă accesarea și utilizarea datelor între instituții, iar unele dintre acestea nu sunt capabile să utilizeze API-urile din propriile lor sisteme. Integrarea roboților în această ecuație a devenit esențială pentru a permite comunicarea și transferul eficient de date între diversele entități ale sectorului public. „În mod natural a venit această necesitate de a integra roboții”, susține el.
AFIR a implementat soluții de automatizare cu ajutorul roboților de la UiPath, pentru a simplifica și accelera procesul de obținere a documentelor și autorizațiilor necesare pentru dosarele de finanțare ale fermierilor. Prin intermediul acestor roboți, AFIR poate solicita direct documentele instituțiilor publice și poate extrage automat informațiile necesare despre solicitanți și beneficiarii Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR).
Utilizând Codul Unic de Identificare (CUI) și/sau Codul Numeric Personal (CNP), AFIR poate accesa certificate constatatoare de la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), stocate într-un sistem de gestiune documentară construit pe platforma Microsoft SharePoint.
Prin intermediul roboților, AFIR poate prelua documente relevante de la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din sistemul PATRIMVEN, cum ar fi certificate de atestare fiscală, cazier fiscal, bilanțuri anuale și semestriale.
Prin utilizarea unui robot, AFIR descarcă extrasele de cazier judiciar pentru persoane fizice și juridice din sistemul ROCRIS, pe baza CNP/CUI, și le încarcă în sistemul SharePoint, în dosarul corespunzător fiecărui proiect gestionat de agenție.
AFIR a adoptat și alte soluții de digitalizare a proceselor interne. Un exemplu în acest sens este utilizarea unui robot care extrage facturile de pe platforma E-factura și de pe site-ul Ministerului de Finanțe, acoperind astfel toate serviciile achiziționate de către agenție. Prin intermediul automatizării, aceste facturi sunt transformate ulterior în format PDF pentru a fi verificate și introduse în sistemul contabil de către departamentul corespunzător din cadrul AFIR.
Roboții asigură economie de timp și bani
Implementarea roboților la Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale (AFIR) a dus la o eficientizare a proceselor interne. Înainte, un angajat AFIR petrecea aproximativ 20 de minute pentru a realiza o interogare la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) privind datele solicitanților de finanțare, cu un cost estimat de 16 lei. Astăzi, aceste interogări sunt realizate automat de către roboți, eliminând astfel costurile de operare asociate timpului angajatului și asigurând economii semnificative pentru agenție.
„Practic simulează factorul uman. Efectiv îi programez să fac aceiași pași pe care o persoană, un angajat, i-ar fi făcut. Un angajat s-ar fi logat în sistemul respectiv cu user și parolă, ar fi căutat în baza RO-ului informațiile de care avea nevoie, ar fi descărcat documentul din acea platformă, ar fi încărcat-o în sistemul nostru informatic, conform procedurii. În acest timp, robotul face acești pași în numele lui și trimite la final la o notificare că și-a făcut sau nu treaba, în funcție de ce avea de făcut”, transmite Daniel Ifrim pentru Economedia.
„Robotul emulează activitățile umane pe care noi le facem pe un calculator. Dacă eu descarc un fișier de pe email, trebuie să mă uit la valorile unei facturi sau la anumite informații din acel document și trebuie apoi să le completez într-o bază de date sau să interoghez, să aduc alte date din altă bază de date. Robotul face acest lucru singur, se conectează cu credențiale și compilează, creează, agregă datele și apoi introduce noile valori sau noile informații în alte sisteme. Chestia asta în timp uman durează minute bune. În timpii automatizați, durează câteva secunde”, relatează și Alexandru Mihailciuc în același interviu.
Implementarea roboților în procesele agenției a dus la realizarea a 18.300 de interogări la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), fără implicarea angajaților. Aceste interogări ar fi presupus costuri totale de 290.476 de lei și ar fi necesitat 763 de zile lucrătoare, însă datorită automatizării, acestea au devenit economii semnificative pentru AFIR. De asemenea, în cadrul sistemului E-Factura, automatizarea a permis realizarea a 407 de interogări, eliminând astfel costurile și timpul necesar angajaților. Astfel, agenția obține economii de timp în valoare de 21 de zile lucrătoare și economii financiare de 8.075 de lei.
Fără efortul vreunui click
„Click-ul respectiv se dă în mod automat. În momentul în care un proiect a intrat în sistem, el capătă automat un număr de înregistrare, intră pe fluxul de verificare în mod automat, se deschid niște fluxuri în mod automat. La momentul în care se face tranzacția în baza de date, cu deschiderea acelui pas pe flux, în spate robotul primește o informație care spune că poți să începi toate etapele pe care tu le ai de făcut conform programării. După ce termini treaba, comunicăm dacă s-a finalizat cu succes sau nu ca să pot să merg mai departe cu flux”, mai explică Ifrim.
Potrivit reprezentantului Agenției, automatizarea proceselor permite angajaților să se concentreze mai mult pe aspectele analitice și de evaluare a dosarelor, având mai mult timp la dispoziție pentru activități esențiale, cum ar fi analiza indicatorilor economici și a detaliilor din studiile de fezabilitate. Înainte de implementarea automatizării, AFIR întâmpina dificultăți în respectarea termenelor de evaluare a dosarelor.
Cu toate acestea, după implementarea soluțiilor de robotică, Agenția a observat o îmbunătățire semnificativă, reușind să respecte termenele procedurale, precum cele de 30 de zile pentru evaluarea dosarelor depuse.
Pentru fermieri, avantajele automatizării sunt evidente, deoarece nu mai sunt obligați să piardă timp prin diverse instituții pentru a aduna o multitudine de documente. Cu toate acestea, există încă anumite procese care nu au putut fi automatizate, cum ar fi obținerea avizelor de mediu, autorizațiilor de construcție sau certificatelor de urbanism, care se eliberează la nivelul primăriilor.
AFIR își propune să maximizeze absorbția fondurilor disponibile pentru fermieri în fiecare perioadă de programare și să faciliteze accesul acestora la aceste resurse, iar automatizarea reprezintă un instrument esențial în acest sens.
„Sunt verificări pe care colegii le fac în mod repetitiv și care pot fi realizate de un robot în mod automat, în funcție de cum îl programez și cum îl configurez. Dau cu titlu de exemplu, pe zona de achiziții putem și suntem în realizarea unui proiect pilot prin care vrem să vedem dacă există anumite procese de achiziție unde operatorii economici vin înțeleși cumva, adică se schimbă doar câștigătorul, dar structura operatorilor care ofertează este aceeași. Ceva de genul unui tool antifraudă, cumva, analizând niște informații pe care noi îl avem în bazele de date. Este un momentan doar un proiect pilot, dar pe măsură ce o să-l analizăm practic și o să identificăm toate sursele de date, el o să capete o consistență din ce în ce mai mare”, detaliază Daniel Ifrim.
Investiția în automatizarea proceselor a presupus o achiziție a serviciilor necesare, cu un cost estimat de câteva mii de euro, conform informațiilor furnizate de Daniel Ifrim. AFIR a implementat atât roboții UiPath, cât și orchestratorul lor pentru a gestiona și controla procesele automate. Adaptarea procesului standard al companiei s-a realizat în conformitate cu fluxurile operaționale specifice AFIR. UiPath a integrat aceste sisteme informatice existente, optimizându-le și accelerându-le pentru a răspunde nevoilor specifice ale agenției.
„Există o procedură de achiziție pentru licență efectivă, unde detaliezi tipul de licență pe care tu vrei să le achiziționezi, cam ce nume ar trebui să facă licența respectivă, cantitățile pe care vrei să le achiziționezi, un robot, doi, trei sau cât ai tu nevoie, perioada de derulare a contractului, pentru că poate să fie anual sau poate să fie de tip acord cadru, contracte subsecvente. Sau o procedură de achiziție separată, doar pentru servicii de implementare a roboților respectivi. Ele merg și în mixt, adică poți să faci aceeași procedură și pentru achiziție de roboți și partea de implementare, partea de servicii”, explică Daniel Ifrim.
„A fost undeva la câteva mii de euro licența de robot”, declară Daniel Ifrim.
AFIR a finanțat automatizarea cu roboți printr-o măsură de asistență tehnică cu fonduri europene. „Există o linie de finanțare care este pusă la dispoziția tuturor agențiilor de plăți din statele membre. Prin intermediul ei am reușit să finanțăm acei roboți și practic toată partea de implementare software”, a declarat Daniel Ifrim.
