În conformitate cu dispozițiile Codului fiscal, Registrul de Evidență Fiscală (REF) reprezintă un document obligatoriu pentru categoriile de contribuabili persoane fizice care obțin venituri din activități independente, atât în sistem real, cât și pe baza normelor de venit. Reglementarea REF este stabilită prin Ordinul nr. 3254/2017 emis de Ministerul Finanțelor Publice, emis în temeiul art. 68 alin. (8) și (9) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, iar în cazul contribuabililor plătitori de impozit pe profit, prin Ordinul nr. 870/2005. Registrul are rolul de a înregistra informațiile necesare pentru calculul și declararea corectă a veniturilor impozabile și a obligațiilor fiscale aferente.
Obligația completării REF revine persoanelor fizice autorizate (PFA), întreprinderilor individuale (II), întreprinderilor familiale (IF), profesiilor liberale și altor contribuabili prevăzuți la titlul IV din Codul fiscal, care obțin venituri din activități independente. Persoanele care determină venitul net anual în sistem real sunt obligate să completeze integral registrul, incluzând atât partea de venituri, cât și partea de cheltuieli deductibile. În cazul contribuabililor care aplică sistemul de impunere pe baza normelor de venit, aceștia trebuie să completeze doar secțiunea aferentă veniturilor încasate. În ceea ce privește persoanele care obțin venituri din drepturi de proprietate intelectuală, acestea pot fie să înscrie veniturile în REF, fie să utilizeze documentele emise de plătitorul de venit, dacă au optat pentru stabilirea impozitului ca impozit final, situație în care completarea registrului nu este obligatorie.
Registrul de Evidență Fiscală trebuie completat anual, pentru întregul an fiscal precedent, până la termenul de depunere a declarației unice. Pentru veniturile obținute în anul 2024, termenul de depunere a declarației și, implicit, data până la care REF trebuia completat era de 26 mai 2025. Registrul trebuie să reflecte toate veniturile și cheltuielile realizate în perioada de referință, astfel încât să permită autorităților fiscale identificarea și verificarea operațiunilor efectuate de contribuabil. Informațiile înscrise în REF trebuie să corespundă exact cu cele raportate în declarația unică sau, după caz, în declarația anuală de venit pentru asocierile fără personalitate juridică ori entitățile supuse regimului transparenței fiscale.
Registrul trebuie ținut pe fiecare sursă de venit din cadrul fiecărei categorii de venit. În cazul în care contribuabilul deține mai multe surse de venit, evidența se realizează distinct pentru fiecare sursă în cadrul aceluiași registru. Înregistrările efectuate trebuie să permită calculul venitului net anual sau al pierderii nete anuale, cu detalierea elementelor de calcul în funcție de specificul activității și de necesitățile contribuabilului. Completarea REF se poate face în formă scrisă sau electronică, cu respectarea modelului prevăzut în anexa nr. 1 la Ordinul nr. 3254/2017, fără a fi permisă lăsarea de rânduri libere. Registrul se păstrează la domiciliul fiscal al contribuabilului.
Venitul brut anual care se înscrie în REF include toate veniturile realizate în bani și/sau în natură, cu excepția celor exceptate de la impunere conform art. 62 din Codul fiscal și a celor excluse prin dispozițiile art. 68 alin. (3). Veniturile în natură se evaluează fie la prețul pieței, fie la valoarea stabilită prin expertiză, în funcție de locul și momentul primirii acestora. TVA colectată nu constituie venit în sensul Codului fiscal și nu se înregistrează în REF.
Cheltuielile deductibile anual trebuie înregistrate în REF distinct pentru fiecare sursă de venit, astfel încât să existe corespondență între datele din registru și cele din declarația fiscală. Cheltuielile înregistrate trebuie să respecte condițiile generale de deductibilitate stabilite prin art. 68 alin. (4) din Codul fiscal, respectiv să fie efectuate în scopul desfășurării activității și să fie justificate prin documente. Cheltuielile limitat deductibile și cele expres excluse de la deductibilitate nu pot fi înscrise în REF. De asemenea, contribuțiile sociale obligatorii datorate de contribuabil, reglementate de titlul V din Codul fiscal, nu se înregistrează în REF.
Totodată, este interzisă înscrierea în REF a unor sume precum aporturile în numerar sau în natură, împrumuturile primite, sumele încasate cu titlu de despăgubire, sponsorizare, mecenat sau donație, precum și alte venituri care nu sunt considerate fiscale în sensul Codului fiscal. În cazul în care contribuabilul este înregistrat în scopuri de TVA, taxa dedusă în baza titlului VII din Codul fiscal nu este considerată cheltuială și nu se înregistrează. Dacă persoana nu este înregistrată în scopuri de TVA, taxa plătită la achiziții se include în costul bunurilor sau serviciilor și se reflectă în REF ca atare.
Modificările în REF pot fi operate ori de câte ori se constată diferențe între veniturile și cheltuielile înregistrate și cele efectiv realizate, cu condiția ca acestea să fie efectuate înainte de depunerea unei declarații rectificative. Orice completare sau corectare trebuie să păstreze coerența internă a registrului și să fie justificabilă în contextul unei eventuale inspecții fiscale. Registrul trebuie să permită, în orice moment, controlul de fond asupra activității fiscale a contribuabilului, în special asupra concordanței dintre documentele justificative, evidența contabilă și declarațiile depuse.
Pentru contribuabilii plătitori de impozit pe profit, Registrul de Evidență Fiscală este reglementat distinct prin Ordinul nr. 870/2005. În acest caz, REF are ca obiectiv înscrierea tuturor informațiilor relevante pentru determinarea profitului impozabil, în concordanță cu datele din declarațiile de obligații fiscale. Registrul trebuie completat în ordine cronologică și trebuie să reflecte în mod fidel operațiunile care au generat baza de calcul a impozitului pe profit.
În concluzie, Registrul de Evidență Fiscală este un document de o importanță majoră în cadrul raportărilor fiscale ale persoanelor fizice și juridice, având caracter obligatoriu în funcție de regimul fiscal aplicabil. Îndeplinirea obligației de completare corectă și la timp a REF este indispensabilă pentru conformarea fiscală, iar neîndeplinirea acestei obligații poate atrage măsuri de sancționare în cadrul inspecțiilor fiscale. REF este documentul în baza căruia contribuabilul se autoimpune, fiind instrumentul de referință pentru calculul impozitului pe venit sau pe profit și al contribuțiilor sociale, în lipsa unui REF completat conform cerințelor legale, declarațiile fiscale putând fi considerate neconforme.
